Comité du Congrès annuel

 

Président actuel

Chris Wilkes

 

Membres du comité

Co-Président - inoccupé
Elizabeth Waite, Directrice générale
Ashley Wazana, Président, Comité du recherche et du programme scientifique
Chris Wilkes, Représentant régional de l'ouest 
Représentant régional central - inoccupé
Pippa Moss - Représentant régional de l'est
Représentant du Québec - inoccupé
Alexa Bagnell, Consultant des arrangements locaux 
Cassandre Pretorius, Plannificatrice, Université d'Ottawa, Dept. de DPC  

Pouvoir décisionnel

Le Comité d’organisation locale (COL) relève du Comité constitutionnel de l’Académie.

 

Mandat

Le COL planifie et organise toutes les activités se rapportant au Congrès annuel ; met en place le soutien nécessaire à ces activités qu’il coordonne avec celles du Comité de la recherche et du programme scientifique (CRPS).

Président

Le président est nommé conjointement par le Conseil d’administration et les membres de l’Académie qui résident dans la région où se tient le congrès.

Niveau hiérarchique

Le COL relève du Conseil d’administration.

 

Nombre et nature des membres

Le président décide du nombre de membres et du processus d’admission. Les membres du comité peuvent ou non être membres de l’Académie ; dans un cas comme dans l’autre, leur expérience contribue au succès de l’organisation locale du congrès.

Il est souhaitable qu’un membre du COL soit membre du CRPS et réciproquement, de façon à optimiser la coordination entre les diverses activités du Congrès annuel.

 

Nombre et type de réunions par an

Le nombre de réunions est laissé à la discrétion du président et des membres u comité. La plupart des communications peuvent se faire par téléphone et par courrier électronique, mais tous les membres se réunissent pour s’assurer de la bonne coordination des diverses activités du congrès.

Durée et nombre de mandats

Bien que le COL soit un comité constitutionnel de l’Académie, le président et la plupart des membres du comité ne sont nommés que pour l’année qui précède l’Assemblée générale annuelle.

 

Tâches du comité

Le COL effectue diverses tâches importantes qui sont liées entre elles :  

  • Réception des directives
  • Liaison avec le COL ; organisation des conférences connexes ou parrainées conjointement
  • Coordination avec le CRPS
  • Évaluation des ressources nécessaires à l’Assemblée générale annuelle
  • Établissement et gestion du budget 
  • Rapport final

Formation du comité

Une fois que les membres régionaux ont choisi le président et les membres du comité initial, ce dernier analyse les tâches ci-dessus et coopte les nouveaux membres de l’Académie ou toute personne dont les aptitudes et disponibilités sont nécessaires à l’exécution des tâches données (exemple : l’inscription des participants exige des aptitudes de secrétariat, tandis que les tâches connexes peuvent être effectuées par une personne qui connaît les possibilités offertes par la région en matière de loisirs sans être nécessairement membre de l’Académie).

Directives relatives aux réunions

Le COL doit respecter les directives de l’Académie lorsqu’il :

  • fixe les dates du congrès annuel ;
  • choisit l’hôtel du congrès ;
  • décide de la durée du congrès.

Liaison

L’Académie a réalisé de nombreux congrès en association avec l’Association des psychiatres du Canada (APC) ou conjointement avec des associations comme l’American Academy of Child and Adolescent Psychiatry (AACAP), la Société canadienne de pédiatrie (SCP) et l’Institut canadien de la santé de l’enfant (ICSE).

À ce titre, le COL définira la manière dont ces organismes s’informeront mutuellement lorsque les réunions se tiendront à intervalle rapproché ou créera un comité conjoint pour les réunions communes.

Comité de la recherche scientifique et technique

Le CRPS décidera de la forme du congrès—calendriers, conférenciers invités et structure des réunions. Ses décisions auront donc une incidence sur les activités du COL. Un grand nombre d’activités de ces deux comités étant continues et assujetties à des dates-butoir, la collaboration entre le  COL et le CRPS doit être excellente. La participation à ces deux comités, les réunions des présidents, le partage des comptes rendus et des décisions, les conversations téléphoniques ou par courriel assureront la coordination des activités. La coopération portera sur la conception du programme qui devra tenir compte des ressources disponibles, l’invitation de conférenciers locaux et les dispositions à prendre  pour les conférenciers invités venant de l’extérieur. 

Ressources

La principale tâche du COL consiste à définir les ressources nécessaires et à décider comment coordonner ces ressources et les activités. Exemple :

 Inscriptions

  • Inscription à l’avance et sur place
  • Emplacement du bureau d’inscription
  • Horaire des inscriptions
  • Personnel affecté aux inscriptions
  • Installations
  • Ordinateurs,  téléphones et appareils électroniques

Exigences du Programme scientifique et technique

  • Nombre et taille des salles
  • Besoins audiovisuels
  • Coordination avec le CRPS
  • Dispositions spéciales pour les conférenciers invités et pour les invités (transport et hébergement)

Besoins liés au présentateur et à la conférence

  • Préparation du présentateur et de la salle de réunion
  • Salle des médias et installations de base

Intérêts commerciaux

Les laboratoires pharmaceutiques et autres sociétés souhaitent avoir accès aux participants au congrès en raison de la diversité des besoins de ces derniers et des possibilités offertes par le COL et l’Académie. Les directives sur les événements parrainés par le secteur pharmaceutique s’appliqueront dans les cas où ce dernier est impliqué, en ce qui a trait notamment :

  • à l’attribution des commandites
  • aux symposiums
  • aux kiosques d’exposition

Ressources destinées aux activités de l’Académie et des comités

  • Réunion du Conseil
  • Congrès annuel
  • Réunion du Comité de défense des droits de l’enfant et de l’adolescent
  • Réunion du Conseil de rédaction
  • Comité d’éducation
  • Réunion du CRPS
  • Autres ressources : certaines personnes (membres des comités permanents et spéciaux comme le Comité des prix et récompenses, professeurs et présidents d’organismes voués à la pédopsychiatrie, responsables de comités au sein des écoles, etc.) peuvent avoir besoin de temps et d’espace pour se réunir.

Activités à caractère social et connexes

  • Prendre des dispositions pour les activités sociales et les divertissements ;
  • Informer les visiteurs de l’extérieur des installations locales, des repas, de l’hôtel, des divertissements et activités sportives existantes ;
  • Prendre les dispositions nécessaires pour les conjoints, les familles et les enfants ;
  • Prendre les dispositions pour le banquet et les repas pendant le congrès ;
  • Prévoir les rafraichissements pendant les pauses, les réunions ou autres activités.

Budget

Dernier point, et non le moindre, le COL doit mettre sur pied un budget et le respecter pendant le congrès. Il est souhaitable de terminer le congrès avec un budget équilibré qui devra indiquer la somme affectée au congrès de l’année en cours et celle destinée au financement initial du congrès de l’année suivante. Il sera soumis à la réunion de mi-année du conseil d’administration, et ensuite à l’assemblée générale sous sa forme pratiquement définitive.

 

Rapport final

Une fois que le congrès annuel est terminé, que le COL a payé les factures et examiné les documents du congrès, ce dernier rédigera le rapport final qu’il présentera au conseil d’administration de l’Académie. Ce rapport inclura le budget et indiquera si le résultat se traduit par un profit ou par une perte.

Le rapport final sera mis à la disposition des futurs membres du COL. C’est pourquoi il est conseillé de l’intituler comme suit : Rapport final 2011 (par ex.)– Comité d’organisation locale, et de le présenter sous format électronique pour permettre aux futurs membres du COL d’y avoir accès.

Il est souhaitable, après chaque réunion, de réviser les documents sur les responsabilités et les tâches du comité afin de modifier par écrit toute section susceptible d’être développée par les présidents à venir.

 

Travaux en cours

Les travaux en cours portent sur la préparation du prochain congrès annuel.

 

Relations avec les membres de l’Académie

L’un des principaux avantages présentés par le statut de membre de l’Académie est la possibilité d’assister au Congrès annuel. C’est pourquoi les activités de nature universitaire ou éducative, les réunions et les activités sociales comptent parmi les grands moments de l’Académie. Le COL est chargé de faire en sorte que ces événements restent gravés dans la mémoire des membres de l’Académie.

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